DE UITDAGING
Envida is een Limburgse zorginstelling met meerdere woonzorglocaties. Voor het toewijzen van kamers werd tot voor kort gebruikgemaakt van een Excelbestand. Door de toenemende hoeveelheid data begon deze oplossing traag en onbetrouwbaar te worden. Bovendien werd het bestand steeds complexer door het gebruik van talloze formules en macro’s, en was gelijktijdig werken door meerdere medewerkers niet mogelijk.
Hoewel Envida beschikte over een Elektronisch Cliënten Dossier (ECD), bood dit systeem geen ondersteuning voor wachtlijstbeheer. Daarbij veranderde per 1 januari 2021 de regelgeving rond wachtlijststatussen en -classificaties aanzienlijk, wat de behoefte aan een gestructureerd en ondersteunend systeem verder vergrootte. Omdat bestaande marktoplossingen niet aansloten op hun specifieke wensen, ontwikkelde Envida intern een uitgebreid Excelbestand. Deze oplossing bood enige verlichting, maar schoot tekort op cruciale punten: zo konden kamers niet geblokkeerd worden en bleef samenwerken in het bestand problematisch.
Daarom ging Envida op zoek naar een duurzame en schaalbare oplossing. Via de ICT-afdeling kwamen zij in contact met Cipher. In samenwerking met Cipher werd gekeken hoe de wensen van Envida het beste konden worden ingevuld. Al snel bleek het Microsoft Power Platform, met name de inzet van Power Apps, een passende en toekomstbestendige oplossing te bieden.
HET INZICHT
Het werd al snel duidelijk dat je niet direct moet beginnen met bouwen, maar eerst goed moet nadenken over de gewenste functionaliteit. Door de functionele fase grondig uit te werken – dus helder in kaart te brengen hoe het systeem in de praktijk moet werken – kom je belangrijke knelpunten tegen die anders over het hoofd worden gezien.
Een goed voorbeeld daarvan is de situatie waarin een kamer technisch gezien vrijkomt, maar nog niet direct beschikbaar is. Dit kan komen doordat er eerst moet worden verbouwd of opgeruimd. Zulke randvoorwaarden, zoals het exacte moment waarop een kamer daadwerkelijk beschikbaar is, zijn tijdens de ontwerpfase meegenomen en geïntegreerd in de software. In een Excelsheet was het niet mogelijk om deze complexiteit goed vast te leggen of te beheren.
Mandy Boreas – Leunissen, Manager Wijkzorg bij Envida:
“Hoewel de mannen van Cipher geen ervaring hadden met wachtlijstbeheer in de zorg, wisten ze onze wensen en informatie uitstekend te vertalen naar een gebruiksvriendelijk systeem waarmee we direct aan de slag konden. De snelle en prettige communicatie bij vragen heb ik als zeer waardevol ervaren. We hebben nu een sterke basis liggen, die we samen verder kunnen verfijnen.”
We hebben nu een sterke basis voor ons wachtlijstbeheer, die we samen verder kunnen verfijnen.
DE UITKOMST
In eerste instantie is een functioneel ontwerp opgesteld, waarna gestart werd met de bouw en inrichting van de app. Alle bestaande data is gemigreerd naar de Dataverse, de database van het Microsoft Power Platform. Daarna zijn aanvullende randfunctionaliteiten toegevoegd om het systeem compleet te maken.
Na introductie binnen Envida is de app direct opengesteld voor alle cliëntadviseurs. Dankzij de gebruiksvriendelijke opzet was een pilotfase overbodig — mede vanwege de dringende behoefte onder de medewerkers die verantwoordelijk zijn voor het wachtlijstbeheer. Uiteindelijk draait het om de mensen die ermee moeten werken: zij ervaren nu daadwerkelijk het voordeel van een oplossing die het proces ondersteunt en vereenvoudigt.
DE VOORDELEN
→ Wachtlijstbeheer voor iedereen beschikbaar
→ Tijdwinst en blijere medewerkers
→ Microsoft Power Apps = makkelijk te koppelen aan Platform
