DE UITDAGING
Envida is een zorginstelling met meerdere woonzorglocaties waar cliënten op een wachtlijst staan. Het toewijzen van kamers werd tot voor kort bijgehouden in een Excellijst. Medewerkers van Envida merkten dat het steeds langzamer werkte door de groeiende hoeveelheid data. Ook werd dit steeds complexer door de hoeveelheid macro’s en formules. Daarbij was het niet mogelijk om met meerdere mensen op hetzelfde moment in de Excelsheet te werken.
Envida had een ECD maar dit systeem ondersteunde niet in wachtlijstbeheer. Daarnaast was de regel- en wetgeving t.a.v. wachtlijststatussen en -classificaties drastisch veranderd per 1 januari 2021 waardoor er dringend behoefte was aan een faciliterend en ondersteunende wachtlijst. Aangezien ze niets in de markt vonden die aan hun wensen voldeed hebben ze intern zelf een Excelbestand laten bouwen. Dit voorzag wel enigszins in de behoefte maar de mogelijkheden waren beperkt (konden geen kamers blokkeren en het was niet mogelijk om met meerdere mensen tegelijk er in te werken). Hierdoor zijn ze op zoek gegaan naar een partner die hen kon helpen en via de ICT afdeling zijn ze in contact gekomen met Cipher.
Samen met Cipher is gekeken hoe hun wensen in gevuld konden worden. Microsoft Power platform bleek hier met haar power apps een geschikte oplossing.
HET INZICHT
Het was duidelijk dat je niet meteen met bouwen moet beginnen maar eerst moet nadenken over de functionaliteit. Als je de functionele fase goed uitwerkt, dus het in kaart brengen hoe het in de praktijk daadwerkelijk gaat werken, dan loop je al snel tegen problemen aan. Een goed voorbeeld is: een kamer komt vrij, maar is niet snel beschikbaar omdat ze willen verbouwen of moet uitgeruimd worden bijv. Aan dergelijke randvoorwaarden, zoals tijdstip van beschikbaarheid is ook gedacht en dat is verwerkt in de software. In een Excelsheet was dat niet mogelijk.
Ondanks dat de mannen van Cipher geen ervaring hadden met wachtlijstbeheer in de zorg, hebben ze onze wensen en informatie goed vertaald naar een heel gebruikersvriendelijk systeem, waar we meteen mee aan de slag konden. Ook de reactiesnelheid op onze vragen heb ik als heel prettig ervaren. Er ligt nu een mooie basis, waarmee we verder kunnen gaan finetunen.
Mandy Boreas – Leunissen van Envida
DE UITKOMST
In 1e instantie is er een functioneel ontwerp gemaakt waarna begonnen is met het bouwen en inrichten van de app. Alle data die er al was is naar de dataverse (=database van powerapp) in het powerplatform gezet. Vervolgens zijn randfunctionaliteiten toegevoegd. De is na de introductie bij Envida opengesteld voor alle cliëntadviseurs, omdat de app heel gebruikersvriendelijk is hebben ze hiervoor gekozen. Een pilot was niet nodig, gezien de urgente behoefte bij diegene die binnen Envida belast zijn met het wachtlijstbeheer. Belangrijk is dat uiteindelijk de mensen die er mee moeten werken er ook voordeel uit halen.
VOORDELEN:
- Wachtlijstbeheer voor iedereen beschikbaar
- Tijdswinst en blijere medewerkers
- Microsoft Power Apps = makkelijk te koppelen aan Platform
