Je kent het wel: zodra die ene medewerker met vakantie gaat, houd je je hart vast. Hij of zij speelt een sleutelrol in de dagelijkse business – en die stopt natuurlijk niet tijdens de verlofperiode. Herkenbaar? Dan heb je een continuïteitsprobleem. Want stel dat die medewerker langdurig uitvalt of besluit ergens anders te gaan werken? Dan staat jouw organisatie daar, met kritieke processen… maar zonder iemand die weet hoe het écht moet.
Waarschijnlijk heb je de belangrijkste bedrijfsprocessen in jouw organisatie netjes vastgelegd – voor certificering of ‘voor het geval dat’. Op papier staat wie wat doet, welke stappen doorlopen moeten worden en waar mogelijke knelpunten zitten. Maar in de praktijk verdwijnt zo’n document vaak in een la en komt het pas tevoorschijn bij een audit.
Procesbeschrijvingen hebben een aantal nadelen:
❌ Beperkte overdraagbaarheid: betrokken medewerkers weten er misschien nog wel raad mee, maar voor collega’s is de beschrijving vaak te vaag om het proces goed uit te voeren.
❌ Onvolledige details: procesbeschrijvingen geven meestal slechts een globaal beeld; de nuance van de uitvoering ontbreekt.
❌ Snelle veroudering: processen veranderen voortdurend. Het bijwerken van documenten schiet er vaak bij in, waardoor informatie snel achterhaald raakt.
Maak je coreprocessen onafhankelijk
Het uitgangspunt is: cruciale bedrijfsprocessen mogen nooit afhangen van individuele medewerkers. Maar hoe zorg je ervoor dat ze goed gedocumenteerd en overdraagbaar zijn – zonder een dikke handleiding te schrijven die vervolgens in een la verdwijnt? Het antwoord: automatiseer je processen en borg de continuïteit van je bedrijf.
Procesautomatisering helpt bij de continuïteit van bedrijfsprocessen omdat het de kennis en uitvoering van cruciale taken loskoppelt van individuele medewerkers. Het zorgt ervoor dat je bedrijf niet stilvalt bij ziekte, vertrek of groei. Het borgt de kwaliteit en continuïteit, terwijl je organisatie wendbaarder en efficiënter wordt. In plaats van dat processen alleen in het hoofd van een paar mensen zitten – of in een vergeten handleiding – leg je ze vast in een systeem dat de uitvoering automatisch begeleidt.
Enkele concrete voorbeelden die laten zien hoe procesautomatisering de continuïteit van bedrijfsprocessen waarborgt:
👉🏼 Onboarding van nieuwe medewerkers
Alle stappen – van contractondertekening en accountaanmaak tot toegang tot systemen en training – worden automatisch gestart en opgevolgd. Zo loopt het proces door, ook als HR of IT tijdelijk onderbezet is.
👉🏼 Factuurverwerking
Binnenkomende facturen worden automatisch herkend, gecontroleerd en ter goedkeuring doorgestuurd. Hierdoor blijft de cashflow voorspelbaar, ook als de financiële administratie door verlof of ziekte niet volledig bemand is.
👉🏼 Voorraadbeheer
Bij lage voorraadniveaus wordt automatisch een bestelproces opgestart. Dit voorkomt dat leveringen stilvallen omdat een medewerker vergeten is te bestellen.
👉🏼 Klantenservice tickets
Inkomende vragen worden automatisch toegewezen en opgevolgd. Zelfs als een collega uitvalt, blijft de klant geholpen en raakt er geen ticket ‘zoek’.
👉🏼 Kwaliteits- en complianceprocessen
Automatische checklists en meldingen zorgen dat stappen in kwaliteitscontroles of certificeringstrajecten altijd worden uitgevoerd en vastgelegd – cruciaal bij audits of regelgeving.
👉🏼 Projectmanagement
Taken en deadlines worden automatisch toegewezen en opgevolgd, waardoor projecten doorlopen, ook als een projectleider onverwachts uitvalt.
De voordelen van procesautomatisering
✔️Je maakt het werk van medewerkers makkelijker en overzichtelijker.
✔️Elke stap in het proces ligt helder vast: er wordt niets vergeten of overgeslagen en de foutmarge blijft minimaal.
✔️Aanpassingen beheer je centraal – één wijziging en het hele proces is up-to-date.
✔️De investering is relatief klein, de opbrengst groot.
✔️Met een low-code oplossing voer je zelf eenvoudig wijzigingen door, zonder afhankelijk te zijn van developers.
Lees ook: procesautomatisering – minder gedoe, meer gedaan
De oplossing: procesautomatisering
Wil jij ook de continuïteit van je bedrijfsvoering veiligstellen en de afhankelijkheid van individuele medewerkers verminderen? Kies dan voor procesautomatisering. Hiermee maak je processen transparanter en makkelijker overdraagbaar en worden fouten en vertragingen geminimaliseerd. Zo blijft je organisatie altijd flexibel en up-to-date. En goed om te weten: er zijn veel meer processen te automatiseren dan je in eerste instantie zou denken – van terugkerende administratieve taken tot complexe werkstromen.
