Herkenbaar? Dan heb je ook een continuïteitsprobleem! Want stel je voor dat die medewerker langdurig ziek wordt? Of besluit elders te gaan werken? Dan sta je daar met je core processen. Met niemand die weet hoe het écht moet.
Je core processen moeten onafhankelijk zijn
Kortom, core bedrijfsprocessen wil je niet laten afhangen van individuele medewerkers. Maar hoe borg je nu dat de processen gedocumenteerd en overdraagbaar zijn zonder dikke handleiding te schrijven die in een kantoorlade belandt? Tijd om je processen te automatiseren en de continuïteit van je bedrijf te waarborgen!
De voordelen van procesautomatisering
De voordelen van procesautomatisering:
- Je maakt het leven makkelijker van je medewerkers;
- Er is transparant vastgelegd welke stappen uitgevoerd moeten worden. Zo wordt nooit een stap vergeten of overgeslagen. De foutmarge is dus relatief klein;
- Wijzigingen in het proces worden centraal aangepast. Je beheert het proces op één plek;
- De investering is beperkt, de winst echter enorm;
- Gebruik je een low-code oplossing, dan heb je geen developers nodig om aanpassingen door te voeren.
Het alternatief voor procesautomatisering
Waarschijnlijk zijn de belangrijkste bedrijfsprocessen in jouw bedrijf gedocumenteerd – voor het geval dat, een certificering, bijvoorbeeld. In een procesbeschrijving zijn stappen vastgelegd die moeten worden uitgevoerd, welke mogelijke knelpunten er zijn en wie eindverantwoordelijk is. Deze ligt te verstoffen in een archiefkast en wordt pas tevoorschijn getoverd op het moment dat er een audit moet plaatsvinden.
De nadelen van procesbeschrijvingen
Je voelt hem al: er kleven duidelijk nadelen aan dit alternatief voor procesautomatisering:
Overdraagbaarheid is beperkt
Proces betrokken medewerkers weten van de inhoud wellicht wat te breien, maar voor de gemiddelde medewerker is het proces niet exact genoeg beschreven om juist te kunnen uitvoeren.
Belangrijke details worden over het hoofd gezien
Veel procesbeschrijvingen geven slechts een globaal beeld van het proces. Hoe het precies uitgevoerd moet worden, blijft vaak onduidelijk.
Informatie is achterhaald
Archiveren is een taak dat in de waan van de dag vaak over het hoofd gezien wordt. Het bijwerken van procesbeschrijvingen schiet er daardoor vaak bij in. Bovendien zijn processen sterk onderhevig aan de snelle groei en veranderingen binnen een organisatie. Ze raken daardoor snel verouderd.
Er is licht aan de horizon
Wil je de continuïteit in je organisatie waarborgen en afstappen van afhankelijkheid van individuele medewerkers, dan is het tijd om te beginnen met procesautomatisering. Het goede nieuws is, dat je met je (al dan niet verouderde) procesbeschrijving een
Kortom, wil je de continuïteit in je bedrijf waarborgen en afstappen van afhankelijkheid van individuele medewerkers, dan is het tijd om te investeren in procesautomatisering. Zo kun je je processen stroomlijnen, de efficiëntie verhogen en een veerkrachtige organisatie creëren die klaar is voor de uitdagingen van de toekomst.
