Onze projecten worden steeds complexer, waardoor het essentieel werd om processen te stroomlijnen, fouten te minimaliseren en efficiëntie te verhogen. Met Microsoft Power Apps hebben we een intuïtieve en krachtige oplossing gevonden die ons in staat stelt direct de gewenste impact te realiseren en optimaal in te spelen op groeiende projectvereisten.
De uitdaging
Projectaanvragen werden verzameld via Microsoft Forms en opgeslagen in SharePoint. Hoewel deze systemen functioneel waren, misten we een duidelijk overzicht van de status van lopende projecten. Dit zorgde voor verwarring en zette de deur open voor menselijke fouten.
De aanpak
Met Power Apps hebben we de data uit SharePoint omgezet in een overzichtelijk en intuïtief dashboard. Dit dashboard biedt direct inzicht in welke projecten nog openstaan, wat het administratieteam aanzienlijk efficiënter maakt. Daarnaast hebben we Exact gekoppeld om de voortgang en status van projecten automatisch bij te werken. Zodra een project wordt afgerond, ontvangen zowel de aanvrager als de uitvoerende medewerker direct een melding. Wel zo handig!
Het resultaat
Dankzij deze oplossing werken we nu sneller, efficiënter en met meer overzicht:
- Geen vertragingen: Informatie is altijd actueel en direct beschikbaar.
- Geen fouten: Automatisering voorkomt menselijke fouten in het proces.
- Volledig inzicht: Het dashboard geeft in één oogopslag de actuele status van elk project.
Door Power Apps en Power Automate te combineren, besparen we niet alleen tijd, maar ook veel inspanning. Dit geeft ons de ruimte om ons te richten op projecten met de hoogste prioriteit, terwijl we zorgen dat alles soepel verloopt.
Waarom Microsoft de ideale keuze was voor deze case
Bij het optimaliseren van onze projectworkflow bleek Microsoft de perfecte keuze. De combinatie van kostenefficiëntie, integratiegemak en gebruiksvriendelijkheid maakte het Power Platform tot een logische oplossing voor onze organisatie.
- Kostenefficiënt
Het gebruik van Power Apps en Power Automate vereiste geen extra investering in softwarelicenties, omdat we al beschikten over Microsoft-abonnementen. Hierdoor konden we zonder bijkomende kosten een krachtige en effectieve oplossing implementeren. Geen extra licentiekosten, wel een oplossing die werkt.
- Alles onder één dak
Wat Microsoft extra aantrekkelijk maakte, was de complete set aan tools binnen één ecosysteem. Van het verzamelen van data met Microsoft Forms, tot opslag in SharePoint en het ontwikkelen van maatwerkoplossingen met Power Apps en Power Automate: alles werkt naadloos samen. Dit bespaarde ons niet alleen tijd, maar ook de complexiteit van integraties met externe tools.
- Toegankelijkheid
Een andere reden om voor Microsoft te kiezen is de toegankelijkheid van de tools. Het ontwikkelen van oplossingen met PowerApps en Power Automate werkt intuïtief en snel. We konden dus snel een oplossing ontwikkelen en invoeren zonder veel te programmeren.
- Gebruiksvriendelijkheid
Ook voor onze medewerkers bood deze aanpak enorme voordelen. De tools sluiten perfect aan op de Microsoft-omgeving waarin zij al werken, zoals SharePoint en Teams. Hierdoor hoeven zij niet te schakelen tussen verschillende systemen. De overgang naar het nieuwe systeem verliep dus vrijwel probleemloos.
Lees ook: Microsoft-tools: makkelijk inzetbaar, groot resultaat
Conclusie
Microsoft was de logische keuze voor deze case vanwege de mix van kosteneffectiviteit, integratiegemak, gebruiksvriendelijkheid en toegankelijkheid. Het ecosysteem bood ons een naadloze oplossing die tijd en geld bespaarde, terwijl medewerkers gewoon door konden werken zonder verstoring van hun dagelijkse taken. Een win-win!
