Hoe weet je als zorginstelling of je goed bent voorbereid op een crisis? Dat is lastiger dan het lijkt. Veel organisaties hebben plannen, procedures en verantwoordelijkheden vastgelegd. Er zijn draaiboeken, contactlijsten en afspraken over wat er moet gebeuren wanneer zich een calamiteit voordoet. Maar hoe weet je of dat voldoende is? Waar zitten nog risico’s? Welke onderdelen zijn goed geregeld en waar liggen nog verbeterkansen?
Juist die vragen stonden centraal toen de Geneeskundige Hulpverleningsorganisatie Regio (GHOR) Utrecht, samen met IVVU, de vereniging van ouderenzorgorganisaties in de regio Utrecht, op zoek ging naar een manier om de crisisbestendigheid van zorgorganisaties beter inzichtelijk te maken. Het resultaat is de Monitor Niet-Acute Zorg(NAZ): een slimme applicatie die organisaties helpt om hun voorbereiding op crisissituaties objectief te beoordelen en gericht te verbeteren.
Voor de ontwikkeling van de applicatie bracht de GHOR Utrecht twee expertises samen. Het Netwerkcentrum leverde de inhoudelijke kennis van crisisorganisaties en competentieontwikkeling, terwijl Cipher verantwoordelijk was voor de technische uitwerking van de applicatie.
De vraag achter de monitor
De behoefte aan een dergelijke monitor komt niet uit de lucht vallen. Zorgorganisaties krijgen steeds vaker te maken met situaties die de continuïteit van zorg onder druk kunnen zetten. Denk aan cyberaanvallen, langdurige stroomuitval, extreme weersomstandigheden, pandemieën of uitval van cruciale leveranciers.
Tegelijkertijd groeit de aandacht voor crisisbeheersing binnen de gehele zorgketen. Niet alleen acute zorgverleners zoals bijvoorbeeld ziekenhuizen en ambulancediensten moeten voorbereid zijn op calamiteiten, maar ook organisaties in de ouderenzorg, gehandicaptenzorg en geestelijke gezondheidszorg. De vraag is daarom niet alleen óf een organisatie zich voorbereidt op een crisis, maar vooral hoe goed die voorbereiding daadwerkelijk is.
“Het probleem was niet dat organisaties niets deden aan crisisbeheersing,” vertelt Sander Brekel van Cipher. “Veel instellingen besteden hier serieus aandacht aan. Maar het was vaak lastig om inzichtelijk te maken waar organisaties precies staan en waar de grootste verbeterkansen liggen.”
Inzicht als vertrekpunt
Dat inzicht vormde het uitgangspunt voor de ontwikkeling van de monitor.Tijdens gezamenlijke sessies met GHOR Utrecht en Het Netwerkcentrum werd eerst gekeken naar de praktijk. Welke informatie hebben organisaties nodig? Welke vragen moeten worden beantwoord? En hoe zorg je ervoor dat de uitkomsten daadwerkelijk helpen om betere keuzes te maken?
“Wij beginnen nooit met techniek,” zegt Sander. “We kijken eerst naar het proces. Waar loopt iemand tegenaan? Welke informatie ontbreekt? Pas daarna ga je nadenken over hoe je dit met software vertaalt.”
Vanuit die gedachte ontwikkelde Cipher eerst een proof of concept om te toetsen of het idee in de praktijk werkte. Daarna volgde een eerste werkbare versie van de applicatie. Niet vol extra functies of ingewikkelde dashboards, maar gericht op één doel: snel inzicht geven in de crisisbestendigheid van een organisatie.
Dertig vragen, direct inzicht
De Monitor Niet-Acute Zorg werkt met een vragenlijst van ongeveer dertig open en gesloten vragen. Deze vragen zijn gebaseerd op de inhoudelijke expertise van GHOR Utrecht en richten zich op verschillende onderdelen van crisisbeheersing en zorgcontinuïteit. Na het invullen van de vragenlijst worden de antwoorden automatisch verwerkt. De applicatie vertaalt de resultaten naar overzichtelijke diagrammen, scores en rapportages.
Daardoor ontstaat direct inzicht in de sterke punten én verbeterpunten van een organisatie. Niet alleen op organisatieniveau, maar ook op regionaal niveau. Voor zorgorganisaties levert dat een helder beeld op van hun huidige situatie. Voor crisiscoördinatoren en GHOR-organisaties ontstaat inzicht in hoe een regio als geheel ervoor staat.
Méér dan een score
Wat de monitor onderscheidt, is dat het niet stopt bij meten alleen. Na het invullen ontvangen organisaties naast een score ook concrete aanbevelingen en verbeteradviezen. Daardoor wordt direct zichtbaar welke onderwerpen extra aandacht verdienen en welke vervolgstappen mogelijk zijn. Hiermee wordt de monitor naast meetinstrument vooral een hulpmiddel om gericht te verbeteren.
“Als je weet waar de grootste risico’s zitten, kun je ook beter bepalen waar je tijd en energie in wilt steken,” zegt Sander. “Dat voorkomt dat organisaties zich richten op zaken die eigenlijk al goed geregeld zijn, terwijl de echte aandachtspunten ergens anders liggen.”
Minder aannames, meer grip
Een belangrijk voordeel van de monitor is dat discussies minder gebaseerd zijn op gevoel en meer op inzicht. Waar organisaties voorheen vaak vertrouwden op losse signalen of individuele ervaringen, ontstaat nu een objectiever beeld van de situatie. Dat helpt bestuurders, managers en crisiscoördinatoren om beter onderbouwde keuzes te maken.
Ook voor GHOR-organisaties biedt dat voordelen. In een regio kunnen tientallen of zelfs honderden zorgorganisaties actief zijn. Het is onmogelijk om iedere organisatie afzonderlijk uitgebreid te begeleiden. De monitor maakt het mogelijk om patronen, trends en gezamenlijke aandachtspunten sneller zichtbaar te maken. Daardoor kunnen ondersteuning en kennisdeling gerichter worden ingezet.
Een oplossing die meegroeit
De Monitor Niet-Acute Zorg wordt inmiddels in meerdere regio’s uitgerold. Daarmee groeit niet alleen het bereik van de applicatie, maar ook de mogelijkheid om kennis en inzichten tussen regio’s te delen.
Voor Cipher past dat goed bij de manier waarop software wordt ontwikkeld. Eerst bouwen wat nodig is. Daarna uitbreiden op basis van gebruik, ervaring en nieuwe wensen. “Je hoeft niet alles vooraf te bedenken,” zegt Sander. “Als de basis klopt en mensen er echt mee geholpen zijn, ontstaat vanzelf inzicht in wat de volgende stap moet zijn.”
Technologie die meewerkt
Voor Cipher is de Monitor Niet-Acute Zorg een mooi voorbeeld van wat software kan doen wanneer techniek en praktijk samenkomen.
De applicatie lost geen crisis op. Maar ze helpt organisaties wel om beter voorbereid te zijn wanneer het erop aankomt. Door inzicht te geven in sterke punten, risico’s en verbeterkansen ontstaat meer grip op een onderwerp dat voor veel organisaties complex en lastig tastbaar is. En uiteindelijk is dat precies waar goede software om draait: meer inzicht, meer overzicht en minder gedoe.
Ook een proces waar het overzicht ontbreekt?
Bij Cipher beginnen we niet met een groot nieuw systeem, maar met de vraag waar het in de praktijk schuurt. Soms begint verbetering met één plek waar informatie samenkomt, opvolging duidelijk wordt en mensen weer weten waar ze aan toe zijn. Eens sparren over jouw vraagstuk? We denken graag met je mee.
Foto’s: GHOR
