Excel speelt al decennialang een centrale rol in organisaties. Voor analyses, rapportages en snelle berekeningen is het een van de meest gebruikte tools ter wereld. Vrijwel iedereen kan ermee werken en een spreadsheet is vaak binnen enkele minuten gemaakt. Juist daarom wordt Excel vaak de oplossing voor alles. Maar daar begint ook het probleem.
Veel spreadsheets starten als een snelle oplossing voor een praktische vraag. Een overzicht van projecten. Een planning. Een budgetanalyse. In eerste instantie werkt dat prima. Tot de spreadsheet groeit, complexer wordt en uiteindelijk een belangrijke rol krijgt in bedrijfsprocessen. Op dat moment verandert Excel ongemerkt van hulpmiddel in systeem. En daar is Excel is nooit voor ontworpen.
Wanneer Excel onderdeel wordt van het proces
In veel organisaties zien we hetzelfde patroon. Excelbestanden worden steeds uitgebreider en steeds belangrijker. Teams bouwen zelf logica, berekeningen en dashboards. Versies gaan rond per mail. Nieuwe tabbladen worden toegevoegd. En uiteindelijk weet nog maar één of twee mensen precies hoe het bestand werkt.
Dat leidt tot herkenbare situaties: verschillende versies van dezelfde spreadsheet, complexe formules die niemand durft aan te passen, handmatige updates van cijfers en onzekerheid over welke data klopt. Zolang alles goed gaat, lijkt dat geen probleem. Maar zodra spreadsheets een centrale rol krijgen in besluitvorming, ontstaat er kwetsbaarheid. Niet omdat Excel slecht is, maar omdat het is ontworpen als analysetool en niet als bedrijfsapplicatie.
De opkomst van AI in Excel
De laatste jaren heeft Excel een nieuwe dimensie gekregen door de integratie van AI-functionaliteit zoals Microsoft Copilot: de AI-assistent die rechtstreeks in Microsoft 365-applicaties is geïntegreerd, waaronder Excel. Daarmee kunnen gebruikers bijvoorbeeld datasets analyseren met natuurlijke taal, trends of patronen in data herkennen of datasets structureren.
In plaats van complexe Excel-formules te schrijven, kun je bijvoorbeeld vragen:
‘Analyseer deze dataset en toon de belangrijkste trends.‘ AI genereert vervolgens berekeningen, visualisaties en inzichten. Dat maakt data-analyse toegankelijker voor een veel grotere groep gebruikers. Voor individuele analyses is dat een enorme stap vooruit. Maar het verandert niets aan de fundamentele vraag: waar staat de data en hoe betrouwbaar is het proces erachter?
AI versnelt analyse, maar lost structuur niet op
Copilot maakt Excel slimmer. Maar het verandert niet hoe organisaties hun informatie organiseren. Als de onderliggende data verspreid staat over verschillende spreadsheets, mailboxen en systemen, blijft het probleem bestaan. AI kan sneller analyseren, maar niet automatisch zorgen voor governance, versiebeheer of processtructuur.
Sterker nog: wanneer AI wordt toegepast op slecht georganiseerde data, kan het risico op verkeerde conclusies juist toenemen. AI maakt analyse krachtiger. Maar het maakt structuur belangrijker dan ooit.
Van spreadsheets naar informatiearchitectuur
De vraag is daarom niet of Excel verdwijnt. Dat zal vrijwel zeker niet gebeuren. De vraag is: waar hoort Excel thuis in de informatiearchitectuur van een organisatie? Excel is uitstekend geschikt voor: analyses, verkenning van data, prototypen, tijdelijke berekeningen en persoonlijke dashboards. Maar zodra een spreadsheet onderdeel wordt van een bedrijfsproces – bijvoorbeeld voor planning, rapportage of besluitvorming – ontstaat een ander vraagstuk. Dan gaat het niet meer over een bestand. Dan gaat het over informatiebeheer.
Steeds meer organisaties kiezen daarom voor een andere aanpak: spreadsheets blijven bestaan, maar de onderliggende data en processen worden georganiseerd in centrale systemen of applicaties.
De rol van low-code en moderne platforms
Technologie maakt deze stap vandaag de dag veel toegankelijker dan vroeger. Met moderne low-code platforms kunnen organisaties relatief snel oplossingen bouwen die precies aansluiten op hun processen. Denk aan toepassingen voor: projectmanagement, capaciteitsplanning, rapportages, workflowbeheer en datacollectie.
Waar Excel vooral werkt met bestanden, werken deze oplossingen met centrale data. Dat betekent dat iedereen met dezelfde informatie werkt. Updates gebeuren automatisch. Statussen zijn realtime zichtbaar. Beslissingen worden genomen op basis van actuele data. Excel verdwijnt daarmee niet uit de organisatie. Het verschuift naar de plek waar het het sterkst is: analyse.
Lees: low code – snel, eenvoudig en schaalbaar
Waar begint de verandering?
De eerste stap is verrassend eenvoudig: inzicht. Veel organisaties weten namelijk niet precies waar Excel allemaal een rol speelt in hun processen. Pas wanneer je dat zichtbaar maakt, wordt duidelijk waar afhankelijkheden zitten.
Stel daarom vragen als:
✔️ Welke van onze processen draaien op Excel?
✔️ Welke spreadsheets zijn bedrijfskritisch?
✔️ Wie beheert onze spreadsheets?
✔️ Wat gebeurt er als die persoon wegvalt?
Dit soort vragen raken aan governance en informatiebeheer. Niet als IT-vraagstuk, maar als organisatiethema. Want uiteindelijk gaat het niet om technologie. Het gaat om grip op informatie.
Excel blijft. Maar de rol verandert.
Hoe toekomstbestendig is Excel dan? Excel zal ook de komende jaren een belangrijke tool blijven. Het is flexibel, krachtig en diep verankerd in de manier waarop organisaties werken. Maar wanneer spreadsheets de basis vormen van bedrijfsprocessen, ontstaat er een structureel risico. De toekomst ligt daarom niet in minder data, maar in beter georganiseerde data. Niet in meer spreadsheets, maar in gedeeld inzicht.
Organisaties die die stap zetten, maken een fundamentele beweging: van losse bestanden naar digitale processen.En daar begint toekomstbestendig werken.
