Het zoeken naar en implementeren van digitale bouwstenen zorgt voor meer efficiency en kennisborging
DE UITDAGING
Wessem Port Services Group (WPS) is een toonaangevende Euregionale aanbieder van havenfaciliteiten met duurzame logistieke dienstverlening, recyclingactiviteiten en primaire bewerkingstechnieken. De strategie van WPS is erop gericht haar opdrachtgevers te voorzien van efficiënte en creatieve logistieke maatwerkoplossingen met Value Added Services in de complete supply-chain.
WPS zocht, in eerste instantie, een partner die hen op neutrale basis kon adviseren welk softwarepakket voor asset management het meest geschikt zou zijn. Ze wilden investeringen goed kunnen monitoren, onderhoudsplannen opmaken en kosten hieraan kunnen koppelen, zodat er in één oogopslag relevante informatie voorhanden was over bijv. warehouses of machines. De uitdaging was om een pakket te vinden dat bij hen past. Softwarebedrijven preken het liefst voor eigen parochie en adviseren graag hun eigen pakket. Daarbij zijn er zijn héél veel aanbieders. Hoe zorg je dat je de juiste keuze maakt?
Wessem Port Services vond een geschikte partner in Cipher die neutraal kon adviseren. Maar daar bleef het niet bij. Inmiddels zijn er al meer stappen gemaakt in digitale transformatie. Er zijn inmiddels vier projecten die nu geïmplementeerd worden.
HET BELANGRIJKSTE INZICHT
Bob Joosten, Algemeen Directeur van Wessem Port Services Group:
“We realiseerden ons een tijd terug dat we nog teveel met Excel werkten. Daar is op zich niks mee is, maar we vroegen ons wel af of in dit tijdperk, van digitalisering, het ook anders kan, ietwat minder statisch. Daarbij is kennisborging belangrijk en zouden we meer interactie willen uit de informatie.
Door de expertise van de mensen van Cipher werden we bewust van de voordelen van digitalisering. Daarnaast werden we ook bewust van de complexiteit van onze activiteiten. We krijgen steeds meer assets, bouwen steeds meer warehouses, hebben steeds meer installaties. Vroeger had een medewerker dat in zijn eentje in zijn hoofd. Nu heb je inmiddels een team van mensen en die moeten van elkaar kunnen weten ‘waar ben je mee bezig’. Ook daar kun je digitale bouwstenen inzetten en dat wordt nu gelukkig geborgd in een systeem.
DE UITKOMST
Samen met Cipher is inmiddels een plan opgesteld om de komende jaren de werkprocessen verder te digitaliseren. Naast het verder optimaliseren en verhogen van de efficiency van werkprocessen is het borgen van de kennis van de operationele processen eveneens een belangrijk onderwerp. Digitalisering levert meer voordelen op dan eerder beoogd. Vanuit een viertal invalshoeken is een analyse uitgevoerd:
1. Human Resource en Kwaliteit, Arbo & Veiligheid
2. Facility Management en Techniek
3. Projecten en Financiële Administratie
4. Planning en Operations.
Op basis van de bevindingen en adviezen van deze analyse is Wessem samen met Cipher gestart met de implementatie van:
- Wessem app; een app om intern werknemers snel en direct te kunnen informeren
- Een nieuw software pakket voor asset management. Het softwarepakket kan snel en goed inzicht geven.
- Uren-applicatie; digitaal kunnen uren ingevoerd worden die vervolgens doorgeboekt worden in het boekhoudpakket (implementatie is nog uitgesteld ivm corona).
- Inrichten en optimaliseren van werkplekken met extra Microsoft applicaties.
Bob Joosten: “Door het gebruik van automatisering merk je dat er meer kan en ga je de voordelen er ook van zien. Zo gaan we met de Wessem app niet alleen nieuws delen, maar gaan we ook de app inzetten om incidenten te melden. Ook het asset management pakket biedt meer toepassingen, die we nog verder gaan uitzoeken.
In de toekomst willen we het klanttraject, van binnenkomst tot aan de factuur, verder digitaliseren. Ook dit traject is bij ons complex. We gebruiken bijvoorbeeld vierkante meters waar onze klant gebruik van maakt en daarbij maken onze machines uren, tevens werken er verschillende mensen aan, er zijn energiekosten etc. Hier willen we ook een geschikte softwarepakket voor zoeken, zowel om de kennis te borgen als snel real time information te kunnen oproepen.
Door telkens stapjes te maken in de digitale transformatie bouwen we aan een solide organisatie die continue draait. We gaan we met vertrouwen de toekomst in.”
“Elke medewerker van Cipher heeft zijn eigen expertise. Het zijn vooral mensen die goed kunnen luisteren en de tijd voor je nemen. Ze zorgen dat ze zoveel mogelijk informatie krijgen zodat de beste keuzes gemaakt kunnen worden. Dit allemaal om je business te laten groeien”
